עם המעבר לסביבת SAP בפרויקט המרכבה עיקר השיפורים בתהליכי העבודה הנם במנגנוני בקרה חכמים, בהגדלת השקיפות ובאיחוד תהליכים בכל משרדי הממשלה ומוסדותיה. תהליך אחד שברצוני לסקור במאמר זה הוא תהליך הגבייה מחייבים. יישום תהליך זה בפרויקט המרכבה יבסס : (ROI - Return On Investment) מוחשי שניתן למדידה בצורה פשוטה ומיידית.
מסורתית, התרכזה הבקרה במשרדי הממשלה בצד ההוצאות ולא בצד ההכנסות (להבדיל מכל ארגון כלכלי "רגיל"). במיוחד חמור המצב במשרדים "עתירי גביה" (כגון משרד הבריאות ומשרד המשפטים), בהם בדרך כלל חשב המשרד איננו יודע כמה כסף נגבה מחייבים. יתרה מזאת, החשב איננו יודע עבור מה התבצעה הגבייה ואיננו יודע מהו פוטנציאל הגביה האמיתי שלו!
על מנת לתת תשובה רחבה וכוללת לבעיה אקוטית זו מתבצעים בימים אילו שלבים אחרונים של תכנון, והקמה של "מודול גביה" ייחודי שייתן מענה להיבטים השונים של תהליכי הגבייה מחייבים בממשלה. התהליכים מחולקים לשלושה "מעגלים" :
המעגל הראשוני - החל מרגע העברת החיוב למערכת המרכבה (חיובים רבים "נוצרים" במערכות ניהול מקצועיות אשר אינן מסוגלות או מיועדות לבצע ניהול חשבונאי אמיתי), דרך העברת החיוב למערכת הגביה, בין אם מדובר בחיוב אוטומטי בהוראת קבע או בהדפסת חיובים ושליחתם לחייבים ו/או העברת הגבייה לשרת התשלומים של פרויקט "ממשל זמין" אשר מאפשר לחייבים לשלם באמצעות רשת האינטרנט. סיום התהליך בקבלת התקבול מהבנק ע"י קליטת דפי בנק אוטומטיים ומיונם לחייבים המתאימים לצורך ביצוע התאמת תקבול ורישום מתאים בספרי התקציב. מבחינה טכנית דרש מעגל זה פיתוח מיטודולוגיה מסובכת למדי שתאפשר זיהוי מקורו של התקבול, בין אם נתקבל בחשבון ההכנסות בבנק הדואר או בין אם נתקבל בשרת התשלומים הממשלתי באמצעות כרטיס אשראי או העברה בנקאית.
תהליך אחר בו רמת המסובכות אינה פשוטה כלל ועיקר הינו מנגנון ביצוע התאמות בכרטיסי אשראי, ופיצול החיובים שהתבצעו בקופות המרכבה במשך יום העבודה כדי לאפשר התאמת בנקים. התהליך מתחלק לשלושה שלבים: קבלת אישור עסקה (תהליך זמן-אמת תשלום בקופת המרכבה), ביצוע "הפקדה" אוטומטית ע"י קליטת ממשק משרת התשלומים שמאפשר שיוך כל תקבול ל"מנה" ולבסוף, קליטת ממשק חודשי שמאפשר התאמה בין הסכומים שנתקבלו בבנק (מקבצים לפי חברת אשראי) לבין סכומי החיובים המקוריים. דוגמא נוספת לרמת המסובכות של התהליך הינה נושא קליטת חיובי לקוח שנוצרו במערכות חיצוניות. פעמים רבות יש לקלוט נתונים נוספים הקשורים לתהליך הלוגיסטי (לדוגמא, נתוני המאושפז עבורו מתבצע התשלום ע"י קרוב משפחה או כל אדם אחר) על מנת שיהיו זמינים להמשך תהליך בקרת הגביה. נתונים אילו מוחזקים בשיטות שונות למרות שבמערכת הסטנדרטית אין שדות מתאימים שקיימים עבורם.
תהליך נוסף הינו קליטת רשומות האב של הזכאים ממערכות המקור. כל רשומה עוברת אימות זמן אמת מול מאגר המידע המתאים (מרשם האוכלוסין, רשם החברות, רשם העמותות) ובניגוד לתפיסה הסטנדרטית של מערכת סאפ, יש לאפשר החזקת כתובת שונה עבור כל מערכת חיצונית. לא לשכוח שכל זה מתבצע ברקע בזמן קליטת ממשק...
המעגל השני - הוא "מעגל הגביה" מתייחס למצבים בהם לא בוצע תשלום כנדרש ואז יש להתחיל בתהליך תזכורות והעברה לגביה "תקיפה" יותר. מעגל זה כולל הפקת תזכורות וחישובי הצמדה וריבית, כאשר למעשה סוגי שירותים שונים צוברים הצמדות ו/או ריביות מסוגים שונים בשיטות חישוב שונות. כדי להסביר את רמת המסובכות, די להזכיר כי תקבול יכול להיווצר במערכת מקצועית או במערכת מרכבה או לא להיווצר כלל (ביצוע תשלומים "יזומים" על ידי האזרח לצורך קבלת שירות מסוים).
בתהליך ניהול החייבים, מערכת המרכבה מאפשרת כמה שיטות עבודה : ניהול "כרטיס" מפורט עבור כל חייב, ביצוע רישום מול "חייב חד פעמי" או ניהול "חייב מקובץ" (חייב המרכז בתוכו חיובים ותקבולים מרוכזים עבור סוג שירות שבו אין עניין לבצע מעקב אחרי החייב הספציפי).
תהליך התזכורות (Dunning) מאפשר הבחנה בין סוגי חיובים שונים בהתאם לסוג ההצמדה, שיעור הריבית, מספר ימים בין רמת גביה לרמת גביה וכ"ו. עבור חיובים שונים, בדרך כלל, יש להפיק פלטים שונים באופן אוטומטי (הדפסת שוברים מקומית בבית דפוס, שליחה בדוא"ל או בפקס). בנוסף, לאחר ביצוע חישובי הריבית וההצמדה צריך כמובן לדאוג לעדכן, את החיובים (והזיכויים הרלוונטיים, במידה יש) באסמכתא החדשה שנוצרה כיוון שאחרת לא תתאפשר התאמת הבנק האוטומטית במידה וישולם השובר החדש שהועבר ללקוח!
המעגל השלישי - מעגל אכיפת הגביה הינו ייחודי לממשלה ואינו מוכר באף ארגון מסחרי/כלכלי אחר. במסגרת תהליך זה יש לבצע הטלת עיקולים על חייבים שלא פרעו את חובם זמן ארוך, להעבירם לגורמים המתאימים לביצוע העיקול (צריך לדעת להיכן לפנות על מנת לעקל כספים של החייב) ולנהל את כל מחזור חיי העיקול, כולל ביצוע עיקולים חלקיים, ביטולם, הגדלתם והקטנתם (האוטומטית, ככל הניתן) כאשר כל זאת חייב לעמוד בדרישות תיעוד מחמירות בשל חשיפתו הרבה של מודול זה לתביעות ומהלכים משפטיים שונים. המעגל הזה, שאין שני לו בעולם במערכת סאפ (למיטב ידיעתנו) נמצא בתהליכי אפיון ופיתוח ועתיד להתחיל לפעול, באופן הדרגתי, במהלך שנת 2007.
התהליכים המוזכרים לעיל מהווים את הליבה של כל תהליכי הגביה בממשלה. במהלך עבודתנו אנו נתקלים פעמים רבות בתהליכים "אקזוטיים" שונים ומשונים שנוצרו ומוסדו במשך השנים במשרדי הממשלה - לכולם, מחויבת המערכת לספק מענה, מה שהופך את התהליך למורכב ומסובך יותר מבחינת יישומו במערכת המרכבה.
לסיום, לאחר כל מה שנאמר לעיל, חייבים להזכיר כי כל עוד קיימות בממשלה כל כך הרבה מערכות גביה מקומיות (הערכה גסה ושמרנית מדברת על מעל 100 מערכות כאילו) קשה מאוד יהיה לייצב תהליך אחיד ויעיל שיביא לאופטימיזציה המקסימאלית בתהליכי הגביה הממשלתיים. אין ספק שבטווח הארוך, העברת כל מערכות אילו לפלטפורמה יחידה הינה מטרה חשובה, כדאית ונדרשת.
מסורתית, התרכזה הבקרה במשרדי הממשלה בצד ההוצאות ולא בצד ההכנסות (להבדיל מכל ארגון כלכלי "רגיל"). במיוחד חמור המצב במשרדים "עתירי גביה" (כגון משרד הבריאות ומשרד המשפטים), בהם בדרך כלל חשב המשרד איננו יודע כמה כסף נגבה מחייבים. יתרה מזאת, החשב איננו יודע עבור מה התבצעה הגבייה ואיננו יודע מהו פוטנציאל הגביה האמיתי שלו!
על מנת לתת תשובה רחבה וכוללת לבעיה אקוטית זו מתבצעים בימים אילו שלבים אחרונים של תכנון, והקמה של "מודול גביה" ייחודי שייתן מענה להיבטים השונים של תהליכי הגבייה מחייבים בממשלה. התהליכים מחולקים לשלושה "מעגלים" :
המעגל הראשוני - החל מרגע העברת החיוב למערכת המרכבה (חיובים רבים "נוצרים" במערכות ניהול מקצועיות אשר אינן מסוגלות או מיועדות לבצע ניהול חשבונאי אמיתי), דרך העברת החיוב למערכת הגביה, בין אם מדובר בחיוב אוטומטי בהוראת קבע או בהדפסת חיובים ושליחתם לחייבים ו/או העברת הגבייה לשרת התשלומים של פרויקט "ממשל זמין" אשר מאפשר לחייבים לשלם באמצעות רשת האינטרנט. סיום התהליך בקבלת התקבול מהבנק ע"י קליטת דפי בנק אוטומטיים ומיונם לחייבים המתאימים לצורך ביצוע התאמת תקבול ורישום מתאים בספרי התקציב. מבחינה טכנית דרש מעגל זה פיתוח מיטודולוגיה מסובכת למדי שתאפשר זיהוי מקורו של התקבול, בין אם נתקבל בחשבון ההכנסות בבנק הדואר או בין אם נתקבל בשרת התשלומים הממשלתי באמצעות כרטיס אשראי או העברה בנקאית.
תהליך אחר בו רמת המסובכות אינה פשוטה כלל ועיקר הינו מנגנון ביצוע התאמות בכרטיסי אשראי, ופיצול החיובים שהתבצעו בקופות המרכבה במשך יום העבודה כדי לאפשר התאמת בנקים. התהליך מתחלק לשלושה שלבים: קבלת אישור עסקה (תהליך זמן-אמת תשלום בקופת המרכבה), ביצוע "הפקדה" אוטומטית ע"י קליטת ממשק משרת התשלומים שמאפשר שיוך כל תקבול ל"מנה" ולבסוף, קליטת ממשק חודשי שמאפשר התאמה בין הסכומים שנתקבלו בבנק (מקבצים לפי חברת אשראי) לבין סכומי החיובים המקוריים. דוגמא נוספת לרמת המסובכות של התהליך הינה נושא קליטת חיובי לקוח שנוצרו במערכות חיצוניות. פעמים רבות יש לקלוט נתונים נוספים הקשורים לתהליך הלוגיסטי (לדוגמא, נתוני המאושפז עבורו מתבצע התשלום ע"י קרוב משפחה או כל אדם אחר) על מנת שיהיו זמינים להמשך תהליך בקרת הגביה. נתונים אילו מוחזקים בשיטות שונות למרות שבמערכת הסטנדרטית אין שדות מתאימים שקיימים עבורם.
תהליך נוסף הינו קליטת רשומות האב של הזכאים ממערכות המקור. כל רשומה עוברת אימות זמן אמת מול מאגר המידע המתאים (מרשם האוכלוסין, רשם החברות, רשם העמותות) ובניגוד לתפיסה הסטנדרטית של מערכת סאפ, יש לאפשר החזקת כתובת שונה עבור כל מערכת חיצונית. לא לשכוח שכל זה מתבצע ברקע בזמן קליטת ממשק...
המעגל השני - הוא "מעגל הגביה" מתייחס למצבים בהם לא בוצע תשלום כנדרש ואז יש להתחיל בתהליך תזכורות והעברה לגביה "תקיפה" יותר. מעגל זה כולל הפקת תזכורות וחישובי הצמדה וריבית, כאשר למעשה סוגי שירותים שונים צוברים הצמדות ו/או ריביות מסוגים שונים בשיטות חישוב שונות. כדי להסביר את רמת המסובכות, די להזכיר כי תקבול יכול להיווצר במערכת מקצועית או במערכת מרכבה או לא להיווצר כלל (ביצוע תשלומים "יזומים" על ידי האזרח לצורך קבלת שירות מסוים).
בתהליך ניהול החייבים, מערכת המרכבה מאפשרת כמה שיטות עבודה : ניהול "כרטיס" מפורט עבור כל חייב, ביצוע רישום מול "חייב חד פעמי" או ניהול "חייב מקובץ" (חייב המרכז בתוכו חיובים ותקבולים מרוכזים עבור סוג שירות שבו אין עניין לבצע מעקב אחרי החייב הספציפי).
תהליך התזכורות (Dunning) מאפשר הבחנה בין סוגי חיובים שונים בהתאם לסוג ההצמדה, שיעור הריבית, מספר ימים בין רמת גביה לרמת גביה וכ"ו. עבור חיובים שונים, בדרך כלל, יש להפיק פלטים שונים באופן אוטומטי (הדפסת שוברים מקומית בבית דפוס, שליחה בדוא"ל או בפקס). בנוסף, לאחר ביצוע חישובי הריבית וההצמדה צריך כמובן לדאוג לעדכן, את החיובים (והזיכויים הרלוונטיים, במידה יש) באסמכתא החדשה שנוצרה כיוון שאחרת לא תתאפשר התאמת הבנק האוטומטית במידה וישולם השובר החדש שהועבר ללקוח!
המעגל השלישי - מעגל אכיפת הגביה הינו ייחודי לממשלה ואינו מוכר באף ארגון מסחרי/כלכלי אחר. במסגרת תהליך זה יש לבצע הטלת עיקולים על חייבים שלא פרעו את חובם זמן ארוך, להעבירם לגורמים המתאימים לביצוע העיקול (צריך לדעת להיכן לפנות על מנת לעקל כספים של החייב) ולנהל את כל מחזור חיי העיקול, כולל ביצוע עיקולים חלקיים, ביטולם, הגדלתם והקטנתם (האוטומטית, ככל הניתן) כאשר כל זאת חייב לעמוד בדרישות תיעוד מחמירות בשל חשיפתו הרבה של מודול זה לתביעות ומהלכים משפטיים שונים. המעגל הזה, שאין שני לו בעולם במערכת סאפ (למיטב ידיעתנו) נמצא בתהליכי אפיון ופיתוח ועתיד להתחיל לפעול, באופן הדרגתי, במהלך שנת 2007.
התהליכים המוזכרים לעיל מהווים את הליבה של כל תהליכי הגביה בממשלה. במהלך עבודתנו אנו נתקלים פעמים רבות בתהליכים "אקזוטיים" שונים ומשונים שנוצרו ומוסדו במשך השנים במשרדי הממשלה - לכולם, מחויבת המערכת לספק מענה, מה שהופך את התהליך למורכב ומסובך יותר מבחינת יישומו במערכת המרכבה.
לסיום, לאחר כל מה שנאמר לעיל, חייבים להזכיר כי כל עוד קיימות בממשלה כל כך הרבה מערכות גביה מקומיות (הערכה גסה ושמרנית מדברת על מעל 100 מערכות כאילו) קשה מאוד יהיה לייצב תהליך אחיד ויעיל שיביא לאופטימיזציה המקסימאלית בתהליכי הגביה הממשלתיים. אין ספק שבטווח הארוך, העברת כל מערכות אילו לפלטפורמה יחידה הינה מטרה חשובה, כדאית ונדרשת.
שלומי גבעון, מנכ"ל משותף בחברת ERPdex. יועץ יישום בכיר עם התמחות במודולים הפיננסים של SAP.
ERPdex מתמחה במתן פתרונות עסקיים וטכנולוגים בסביבת SAP R3, לניהול כל התהליכים הפיננסים שבתחומי אחריות מחלקות הכספים והגזברות.
http://www.erpdex.com/
מערכות תומכות לניהול סיכונים פיננסים, קישוריות למערכת הפיננסית הרוחבית, פתרונות פיננסים מתקדמים
ניהול הלוואות, בטחונות, ערבויות, פיגורים גבייה.
תיק איגרות חוב (אחזקה והנפקה).
נגזרים והגנות מט"ח, ריבית.
ניהול חשיפה וכליי סימולציה.
מערכות תשלום וסליקה.
ניהול נזילות ותזרים מזומנים.
ERPdex מתמחה במתן פתרונות עסקיים וטכנולוגים בסביבת SAP R3, לניהול כל התהליכים הפיננסים שבתחומי אחריות מחלקות הכספים והגזברות.
http://www.erpdex.com/
מערכות תומכות לניהול סיכונים פיננסים, קישוריות למערכת הפיננסית הרוחבית, פתרונות פיננסים מתקדמים
ניהול הלוואות, בטחונות, ערבויות, פיגורים גבייה.
תיק איגרות חוב (אחזקה והנפקה).
נגזרים והגנות מט"ח, ריבית.
ניהול חשיפה וכליי סימולציה.
מערכות תשלום וסליקה.
ניהול נזילות ותזרים מזומנים.
